Saisir un document¶

En bref

Devis, commande, bon de livraison, demande d'achat, mouvement de stock, document interne : tous se saisissent dans le même écran. Vous y choisissez un tiers, ajoutez des lignes d'article, ajustez quantités, prix et remises, puis enregistrez. Les pages par domaine décrivent les types de documents disponibles ; cette page décrit l'écran de saisie lui-même.

Accéder à l'écran¶

L'écran de saisie s'ouvre de trois façons :

depuis une liste de documents, par le menu Actions › Nouveau … (nouveau devis, nouvelle commande, mouvement d'entrée…) ;
depuis la fiche d'un document existant et modifiable, par Actions › Modifier ;
depuis le panier, qui pré-remplit l'en-tête et les lignes d'un brouillon.

Il faut une société sélectionnée dans la barre du haut. Si plusieurs sociétés sont cochées, la saisie vise une seule d'entre elles : le sélecteur Société de l'en-tête indique laquelle, et il est verrouillé en modification (un document ne change jamais de société).

Capture à venir

Écran de saisie d'un document — identifiant application/saisie-document. L'image sera ajoutée lors de la prochaine campagne de captures.

Ce que vous pouvez faire¶

Choisir le tiers du document (client, fournisseur, dépôt, selon le domaine).
Ajouter des articles par la recherche rapide, par le catalogue ou en ligne de texte libre.
Modifier chaque ligne : quantité, prix, remise, dépôt, affaire, livraison, texte.
Suivre les totaux en direct dans le récapitulatif.
Contrôler les prérequis avant d'enregistrer, grâce à la checklist du récapitulatif.
Joindre des fichiers au document.
Enregistrer ou annuler la saisie.

L'écran en trois zones¶

Zone	Contenu
En-tête	Titre (« Nouveau devis », « Modifier le document »…), société, tiers, bouton Détails en-tête
Corps	Barre de recherche d'article, boutons Catalogue / Ligne texte / Sous-total, tableau des lignes
Récapitulatif	Client, totaux, checklist des prérequis, bouton Enregistrer

Le récapitulatif s'affiche au choix en rail latéral ou en panneau flottant (voir Réglages). Le raccourci Cmd+S / Ctrl+S enregistre le document depuis n'importe où dans l'écran.

Pas à pas¶

1. Choisir le tiers¶

Cliquez sur Sélectionner un client (ou un fournisseur, un dépôt) et cherchez le tiers. Tant qu'aucun tiers n'est choisi, le récapitulatif affiche « Sélectionnez un tiers pour enregistrer ».

Deux messages peuvent apparaître après la sélection :

Message	Ce qu'il signifie
« Compte bloqué : impossible de créer ce document pour ce tiers. »	Le tiers est bloqué : la création est refusée
« Tiers à surveiller (encours à risque) — création autorisée. »	Avertissement seulement : vous pouvez continuer

Le choix d'un tiers reprend ses conditions dans l'en-tête (contact principal, conditions de règlement, représentant, dépôt, devise…). Si des lignes sont déjà saisies, l'application demande d'abord confirmation avant de mettre à jour les tarifs : « Mettre à jour les tarifs avec le tiers sélectionné ? ».

2. Compléter l'en-tête¶

Le bouton Détails en-tête ouvre un panneau organisé en cartes. Toutes les informations y sont facultatives ; les cartes proposées dépendent du domaine :

Carte	Ce qu'on y saisit
Document	Type de document, statut, souche
Informations document	Vos références, code affaire, date du document, contact
Facturation	Compte général, catégorie comptable, conditions de règlement
Livraison / Expédition	Adresse de livraison, mode d'expédition, date de livraison
Instructions & commentaires	Quatre zones libres, dont l'intitulé est personnalisable par société
Devise / Cours	Devise et cours du document

Les listes proposent des options neutres explicites : « — Par défaut — », « — Aucun — », « — Automatique — », « — Adresse principale — », « — Devise du dossier — ».

Reports vers les lignes

Modifier le code affaire, la date de livraison ou le cours alors que des lignes existent ouvre une confirmation : « Reporter … sur les lignes déjà saisies ? ». Répondez Oui pour appliquer à toutes les lignes, Non pour ne changer que l'en-tête.

Le bouton Réinitialiser l'en-tête revient à la dernière version enregistrée.

3. Ajouter des lignes¶

Trois façons d'ajouter un article :

La recherche rapide en haut du corps (raccourci Cmd+K / Ctrl+K) : tapez une désignation, une référence, ou scannez un code. Les flèches naviguent, Entrée ajoute.
Le catalogue : une fenêtre de sélection avec recherche, filtres et, pour les articles à déclinaison, une colonne de choix de la spécialité (gamme, conditionnement, nomenclature). Vous pouvez ajouter chaque article directement au document ou le mettre en attente dans une liste, puis valider toute la liste d'un coup. Un panneau optionnel affiche les stocks par dépôt et par déclinaison.
Les boutons Ligne texte et Sous-total, pour insérer un commentaire libre ou un sous-total au milieu des lignes.

Si l'article ajouté est déjà présent dans le document, une fenêtre Article déjà présent propose de cumuler la quantité, de créer une nouvelle ligne, ou de trancher article par article. Le comportement par défaut se règle dans les réglages.

Certains articles demandent un choix au moment de l'ajout (déclinaison de gamme, série ou lot, conditionnement) : une fenêtre s'ouvre alors pour le faire. Voir Gammes, nomenclatures, séries et lots.

4. Régler chaque ligne¶

Le tableau des lignes affiche par défaut la désignation, la quantité, le prix unitaire, la remise et le total. Le bouton Colonnes permet d'en afficher beaucoup d'autres, groupées par thème : Général, Quantités et prix, Taxes, Valorisation et logistique, Livraison et pièces amont, Informations libres.

Un clic sur l'icône d'édition d'une ligne ouvre le tiroir de ligne, organisé en onglets :

Onglet	Contenu
Qté & Prix	Quantité, prix unitaire, remise, récapitulatif brut / net
Dépôt & Stock	Dépôt, emplacement, stock réel / disponible / commandé / réservé, stock par déclinaison
Affaire & Livraison	Code affaire, n° de colis, dates, poids net et brut
Valorisation & Taxes	Ligne valorisée ou non, prix de revient, coût moyen, marge, taxes portées par la ligne
Texte	Texte complémentaire de la ligne, glossaires

Les flèches Ligne précédente / Ligne suivante permettent de parcourir le document sans refermer le tiroir.

Ligne non valorisée

Une ligne peut être marquée non valorisée : elle est alors exclue des totaux et s'affiche en italique.

5. Saisir une remise¶

La remise se saisit en texte, selon une grammaire reprise de Sage : 1 à 3 termes séparés par « + ».

Écriture	Effet
`10%`	Taux de 10 %
`10` ou `10F`	Montant forfaitaire
`2U`	Montant par unité vendue
`-5,9F`	Terme négatif : une majoration

Exemple complet : 10,51%+1U-5,9F. Une relecture en pastilles colorées affiche le sens de chaque terme. Les erreurs de saisie sont signalées immédiatement : « 3 termes au maximum », « Valeur non numérique », « Taux supérieur à 100 % », « Suffixe inconnu ».

Quand une ligne porte plusieurs remises, l'application demande comment les appliquer :

Mode	Calcul
Cascade	Chaque terme porte sur le prix déjà remisé
Cumul	Les taux s'additionnent
Première	Seul le premier terme compte

La question peut être désactivée dans les réglages (mode Cascade appliqué sans demander).

La remise de pied et les frais de port du document se saisissent dans le bloc des totaux, avec leur propre grammaire.

6. Lire les totaux¶

Le pied du document et le récapitulatif affichent : Total HT, Remise globale, Frais de port, Total HT net, et le détail des taxes.

Les totaux définitifs viennent de Sage

L'écran indique « Total définitif calculé à l'enregistrement ». Les montants de TVA affichés sont servis par le serveur, jamais recalculés par l'écran. Sur un document mêlant des lignes en HT et des lignes en TTC, le message « Lignes HT et TTC mélangées : Sage calcule le total du document » le rappelle.

Le récapitulatif indique aussi si le document est en HT, en TTC ou mixte.

7. Enregistrer¶

Le bouton Enregistrer est dans le récapitulatif (et dans la barre basse sur téléphone). Avant l'envoi, l'application vérifie une checklist affichée en permanence :

Un client est sélectionné
Le document contient au moins une ligne
Chaque ligne porte un article ou une désignation
Aucune quantité à zéro
Aucun sous-total à quantité invalide
Aucun article en sommeil
Chaque article à gamme a sa gamme choisie

En cas d'erreur¶

Quand un contrôle échoue, l'écran affiche un message précis et désigne la ligne concernée :

Message	Ce qu'il faut faire
« Sélectionnez un tiers pour enregistrer »	Choisir le client, le fournisseur ou le dépôt
« Le document doit contenir au moins une ligne »	Ajouter au moins un article ou une ligne texte
« La ligne n ne contient pas d'article »	Renseigner l'article ou la désignation de cette ligne
« La ligne n a une quantité de 0 »	Corriger la quantité
« Le sous-total de la ligne n a une quantité incohérente »	Corriger le sous-total
« La ligne n porte un article en sommeil : le dossier l'interdit »	Remplacer l'article, ou faire lever le sommeil dans Sage
« La ligne n est un article à gamme : sélectionnez une gamme »	Ouvrir la ligne et choisir la déclinaison
« Compte bloqué : impossible de créer ce document pour ce tiers. »	Utiliser un autre tiers, ou faire débloquer le compte

Un cas particulier n'est pas bloquant mais demande confirmation : « Des lignes ne sont pas valorisées. Enregistrer quand même ? », avec la liste des lignes concernées.

Les erreurs remontées par le serveur s'affichent en bandeau en haut de l'écran.

Supprimer des lignes¶

Deux gestes différents, que les libellés distinguent explicitement :

Retirer de l'écran une ligne pas encore enregistrée : elle disparaît simplement.
Supprimer dans la gestion commerciale une ligne déjà enregistrée : la suppression est immédiate côté Sage, sans attendre l'enregistrement du document, et sans retour possible.

Sur une sélection mixte, le message annonce combien de lignes seront simplement retirées et combien seront supprimées définitivement.

Supprimer un article à nomenclature emporte ses composants ; une option permet de conserver les composants (ils sont alors décorrélés).

Pièces jointes¶

Le bouton Joindre un fichier attache un document au dossier. La taille est limitée : un fichier trop volumineux est refusé avec le message « Le fichier … dépasse la taille maximale (10 Mo) ». Les fichiers sont liés au document après son enregistrement.

Confort de saisie¶

Filtrer les lignes : un champ filtre le tableau par désignation, référence ou texte libre, avec un compteur « visibles / total lignes ».
Grouper et replier : les sous-totaux créent des groupes qu'on peut replier ou déplier en bloc, et un menu permet d'aller directement à un groupe.
Réordonner : une ligne se déplace à la souris, ou au clavier avec Ctrl+Maj et les flèches.
Agir en masse : cochez plusieurs lignes pour les supprimer ensemble.
Dupliquer une ligne.
Raccourcis clavier : recherche d'article, ligne texte, sous-total, enregistrement. La liste s'affiche depuis le récapitulatif.

Réglages de la saisie¶

Menu Réglages › Documents. Ces cinq réglages valent pour tous les domaines (ventes, achats, stocks, documents internes) :

Réglage	Options	Effet
Récapitulatif du document	Rail latéral / Panneau flottant	Où s'affichent le client, les totaux et le bouton d'enregistrement
Densité des lignes	Confortable / Compacte	Hauteur des lignes du tableau
Remises multiples	Demander / Cascade	Demander le mode à chaque document, ou appliquer la cascade sans demander
Contact du tiers	Case à cocher	Reprendre automatiquement le contact principal du tiers dans l'en-tête
Regroupement des articles	Case à cocher	Une seule ligne par référence : ajouter deux fois le même article cumule les quantités

Sur mobile¶

Sous 768 pixels de large, l'écran de saisie change de forme : fiche client en tête, recherche d'article, lignes en cartes ou en liste (la bascule apparaît au-delà de 20 lignes), barre basse permanente avec le total et le bouton Enregistrer.

Un balayage vers la gauche sur une ligne ouvre la quantité ; vers la droite, la suppression (confirmée).
L'édition d'une ligne s'ouvre en feuille par le bas, avec les mêmes onglets que le tiroir de bureau.
Le récapitulatif et l'en-tête s'ouvrent aussi en feuilles.

Droits et multi-dossier¶

La saisie porte sur une seule société : elle est choisie à la création et n'est jamais réécrite en modification.
Les types de document proposés, les statuts et le droit de créer, modifier ou supprimer dépendent des droits accordés à votre compte dans l'outil de configuration. Si aucun type n'est autorisé, l'écran le signale et l'enregistrement est bloqué.
Sans le droit de valorisation, toutes les colonnes de prix, remise, marge et taxes sont masquées, ainsi que le bloc des totaux ; aucune valorisation n'est transmise.
Chaque société peut masquer, rendre obligatoire ou passer en lecture seule n'importe quel champ de l'en-tête ou des lignes : un champ masqué n'apparaît pas du tout.

Questions fréquentes¶

Puis-je reprendre une saisie interrompue ?

Oui. Un document en cours de saisie est conservé comme brouillon et repris à la réouverture de l'écran. Les brouillons se retrouvent aussi depuis le panier.

Pourquoi le total affiché change-t-il après l'enregistrement ?

Les totaux affichés pendant la saisie sont indicatifs ; Sage recalcule le document à l'enregistrement, notamment quand des lignes sont en prix TTC. L'écran l'annonce par « Total définitif calculé à l'enregistrement ».

Je ne vois ni prix ni remises.

Soit le domaine n'en gère pas (c'est le cas des documents de stock), soit votre compte n'a pas le droit de valorisation.

Pourquoi ne puis-je pas modifier ce document ?

Seuls certains types sont modifiables dans chaque domaine : les factures, avoirs, retours, documents comptabilisés et archives se consultent uniquement. Voir la page du domaine concerné.