Clients, prospects, fournisseurs et contacts¶
En bref
L'écran Tiers regroupe quatre listes — clients, prospects, fournisseurs et contacts — bâties sur le même modèle. La fiche d'un tiers rassemble ses coordonnées, ses encours et son solde, et s'enrichit d'onglets apportés par d'autres écrans, comme Microsoft 365. Une carte géographique complète les trois modes d'affichage.
Accéder à l'écran¶
Menu › Tiers, en monde Gestion. Une rangée d'onglets, sous le titre Catégorie, donne accès aux quatre listes, dans cet ordre :
- Abonnements (voir Abonnements)
- Clients
- Contacts
- Fournisseurs
- Prospects
En mode Menus séparés, ces catégories apparaissent aussi comme sous-entrées du menu.
Capture à venir
Liste des clients — identifiant application/tiers-clients. L'image sera ajoutée lors de la prochaine campagne de captures.
Ce que vous pouvez faire¶
- Rechercher un tiers : la recherche interroge le serveur au fil de la frappe.
- Changer de présentation : Cards, Tableau ou Carte.
- Créer un tiers : Nouveau client, Nouveau prospect, Nouveau fournisseur, Nouveau contact.
- Modifier ou supprimer un tiers depuis sa carte, sa ligne ou sa fiche.
- Contacter directement : boutons d'appel et d'e-mail sur chaque carte.
- Exporter la liste (CSV, Excel ou PDF) depuis le menu Actions.
- Ouvrir le filtre global (Ctrl+K, ou Cmd+K sur Mac).
- Régler l'écran depuis Actions › Paramètres.
Les trois présentations¶
| Présentation | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Cards | Une carte par tiers : initiales, référence, nom, badge de type coloré, téléphone, e-mail, adresse, SIRET, et les actions modifier / supprimer / e-mail / téléphone |
| Tableau | Toutes les colonnes de gestion, triables et filtrables |
| Carte | Les tiers géolocalisés — voir Carte des tiers |
Colonnes du tableau : Action, Société, Référence, Désignation, Facture électronique, Abrégé, Type, Représentant, Devise, SIRET, Téléphone, Télécopie, E-mail, Adresse, Complément, Code postal, Ville, Pays, Langue, Catégorie tarifaire, Catégorie comptable, Code risque.
La liste Contacts a ses propres colonnes : Civilité, Nom, Prénom, Service, Fonction, Type de contact, Portable, LinkedIn, Facebook, Skype.
La fiche d'un tiers¶
Capture à venir
Fiche d'un client — identifiant application/tiers-fiche. L'image sera ajoutée lors de la prochaine campagne de captures.
La fiche s'organise de haut en bas.
1. L'en-tête¶
Il reste visible pendant le défilement : bouton Retour à la liste, initiales du tiers, son intitulé, sa référence, ses badges (En sommeil, Prospect), le bouton Éditer et un menu Actions.
2. L'alerte de facturation électronique¶
Pour un client ou un fournisseur incomplet, un bandeau prévient : Facturation électronique : informations manquantes — « Ce tiers n'est pas conforme à la facturation électronique. À compléter : … ».
3. Les trois chiffres clés¶
| Indicateur | Ce qu'il mesure |
|---|---|
| Chiffre d'affaires | Le chiffre d'affaires hors taxes réalisé avec ce tiers |
| Solde comptable | Le solde TTC du compte |
| Encours | L'encours courant, avec en dessous l'encours autorisé |
4. Les trois cartes d'information¶
- Identification : Type, Abrégé, SIRET, Catégorie comptable, Code risque (« Bonne cote crédit », « Moyenne cote crédit », « Mauvaise cote crédit »).
- Adresse : Adresse, Complément, Code postal, Ville, Pays.
- Contact : Téléphone, Télécopie, E-mail, Site web, LinkedIn, Facebook.
5. Les sections repliables¶
- Paramètres du compte : conditions de paiement, encours et remises, options de traitement, bloc-notes.
- Informations libres : les dix champs statistiques du dossier, présentés en deux groupes (« Champs 1 à 5 », « Champs 6 à 10 »).
6. Les onglets¶
C'est la partie extensible de la fiche : d'autres écrans peuvent y ajouter leurs propres onglets, qui apparaissent à la suite des onglets natifs.
| Onglet | Visible pour | Contenu |
|---|---|---|
| Contacts | Client, fournisseur, prospect | Les contacts rattachés au tiers. Vide : « Aucun contact associé à ce tiers » |
| Documents | Client, fournisseur, prospect | Bientôt disponible |
| Livraisons | Client, prospect | Bientôt disponible |
| Banques | Client, fournisseur, prospect | Bientôt disponible |
| Tarifs | Client, fournisseur, prospect | Bientôt disponible |
| Cadencier | Client, fournisseur | Les quantités commandées par article et par période, avec filtre par lieu de livraison et ajout au document en cours |
| Comptabilité | Client, fournisseur | Bientôt disponible |
| Solvabilité | Client, fournisseur | Bientôt disponible |
| Microsoft 365 | Selon l'installation | E-mails, calendrier, contacts, tâches, notes et conversations liés au tiers — voir Microsoft 365 |
Les onglets marqués « Bientôt disponible » affichent : « Cette fonctionnalité sera disponible prochainement. »
L'onglet Microsoft 365
Il n'existe que si l'écran Microsoft 365 est installé et connecté. S'il ne l'est pas, l'onglet n'apparaît tout simplement pas — le reste de la fiche est inchangé.
Pas à pas¶
Créer un client, un prospect ou un fournisseur¶
Le formulaire est organisé en cinq sections :
| Section | Ce qu'elle demande |
|---|---|
| Identification | Données d'identité du tiers |
| Coordonnées | Adresse postale, téléphone et communication |
| Tarification | Catégorie tarifaire, remises et représentant |
| Solvabilité & Comptabilité | Encours, compte collectif et conditions |
| Options & Champs libres | Options de traitement, notes et statistiques |
- Depuis la liste, cliquez sur Nouveau client (ou prospect, ou fournisseur).
- Si plusieurs sociétés sont sélectionnées, choisissez la société cible.
- Renseignez au minimum l'intitulé, et selon le paramétrage de votre dossier le numéro de compte, le compte collectif et le représentant.
- Suivez la barre de progression : l'indicateur passe de Renseigne les champs requis à Prêt à sauvegarder quand tout est complet.
- Cliquez sur Sauvegarder ou Sauvegarder & fermer.
Sur grand écran, les cinq sections sont empilées avec un sommaire latéral qui suit votre défilement. En dessous de 1024 pixels, le formulaire devient un assistant pas à pas : Identité, Coordonnées, Tarification, Solvabilité, Options.
Créer un contact¶
Le formulaire des contacts comporte trois sections : Identification (civilité, nom, prénom, tiers, type de contact, service, fonction), Télécommunication (e-mail, téléphone, portable, télécopie, LinkedIn, Facebook, Skype) et Rattachement.
Supprimer un tiers¶
Depuis la carte ou la ligne, l'action de suppression demande confirmation : « Supprimer définitivement le tiers "…" ? Cette action est irréversible. »
La conformité à la facturation électronique¶
Une carte Facturation électronique accompagne le formulaire et indique, en temps réel, combien de critères sont remplis. Le tiers est marqué Conforme, À compléter ou Non conforme selon :
- SIRET valide
- TVA intracommunautaire
- Code NAF / APE
- Adresse postale complète
- Pays
- E-mail professionnel
Chaque champ concerné porte l'indication « Champ requis pour la facturation électronique ».
Détails¶
| Domaine | Ce qui est géré |
|---|---|
| Types de tiers | Client, prospect (un client identifié comme prospect) et fournisseur |
| Numéro de compte | Saisi à la main ou attribué automatiquement, selon le paramétrage du dossier Sage. Il n'est jamais modifiable après création |
| Abrégé | Proposé automatiquement à partir de l'intitulé quand il est laissé vide |
| Prospect | Un prospect n'a pas de compte collectif ni de tiers payeur. Un client ne redevient jamais prospect |
| Tiers en sommeil | Exclus du filtre par défaut des listes ; repérés par un badge sur la fiche |
| Compte bloqué | Un tiers dont le compte est bloqué ne peut pas recevoir de nouveau document |
| Bloc-notes | Enregistré immédiatement, indépendamment du reste du formulaire |
Sur mobile¶
Sous 768 pixels, les listes de tiers et de contacts prennent une présentation tactile dédiée :
- barre d'outils fixe avec les onglets de catégorie, qui restent présents même en mode « Menus séparés » ;
- bouton Filtres ouvrant une feuille glissante, avec les options Actifs uniquement et Avec e-mail, et Réinitialiser ;
- liste paginée : « 12-24 sur 340 », « Page 2 / 15 » ;
- action Ouvrir qui affiche la fiche en feuille par-dessus la liste ;
- bouton flottant de création.
Sur la fiche, la rangée d'onglets est remplacée par un sélecteur de sections qui ouvre une feuille glissante.
Capture à venir
Liste des tiers sur téléphone — identifiant application/tiers-mobile. L'image sera ajoutée lors de la prochaine campagne de captures.
Droits et multi-dossier¶
- Les listes couvrent toutes les sociétés cochées dans le sélecteur ; la création vise une seule société, choisie explicitement quand plusieurs dossiers sont sélectionnés.
- L'accès à la création, à la modification et à la suppression dépend des droits accordés à votre compte dans l'outil de configuration. Selon ces droits, le type de tiers peut être imposé à la création.
Questions fréquentes¶
Quelle différence entre un client et un prospect ?
Un prospect est un client marqué comme tel : il partage la même fiche, mais sans comptabilité (pas de compte collectif, pas de tiers payeur). Décocher l'indicateur puis enregistrer le transforme en client ; l'opération inverse n'est pas possible.
Je ne trouve pas un tiers que je sais exister.
Les tiers en sommeil sont masqués par défaut. Vérifiez aussi que vous êtes sur la bonne catégorie (un fournisseur n'apparaît pas dans la liste des clients) et que la bonne société est sélectionnée.
Je ne peux pas créer de document pour ce tiers.
Son compte est probablement bloqué, ou le tiers est en sommeil. La fiche l'indique par un badge.
Pourquoi n'ai-je pas l'onglet Microsoft 365 ?
Cet onglet est apporté par l'écran Microsoft 365. S'il n'est pas installé ou connecté sur votre serveur, l'onglet n'apparaît pas.