Commandes¶
En bref
Une commande matérialise un achat : des modules, un nombre d'utilisateurs, pour un client donné. Deux chemins y mènent — les commandes reçues par e-mail depuis Sage et les commandes saisies dans l'assistant du portail. Une fois validée, une commande crée ou met à jour la licence du client.
Accéder à l'écran¶
Menu de gauche › Commandes. L'écran est réservé aux sociétés de rôle revendeur et au-dessus. Pour un super admin, l'entrée de menu porte un badge indiquant le nombre de commandes en attente de validation.
Capture à venir
Liste des commandes — identifiant portail/commandes-liste. L'image sera ajoutée lors de la prochaine campagne de captures.
Ce que vous pouvez faire¶
- Parcourir les commandes par période : 7 jours, 1 mois, 2 mois, 4 mois, 1 an, ou une plage personnalisée.
- Voir le détail d'une commande : lignes, montants annuels et au prorata, licence concernée.
- Passer une nouvelle commande avec l'assistant.
- Valider ou refuser une commande en attente (super admin).
- Annuler une commande encore en attente, si l'on en est l'auteur.
- Exporter la liste.
Les deux origines d'une commande¶
Commandes reçues par e-mail (Sage)¶
Un traitement automatique lit une boîte e-mail d'administration, analyse les messages de commande issus de Sage et les regroupe par numéro de pièce. Pour chaque groupe, il crée ou met à jour le revendeur, l'utilisateur du revendeur, le client final, la commande, la licence et ses modules.
Une commande de ce type porte un numéro de pièce et un numéro de série, et n'a jamais de statut : elle n'est pas passée par le circuit de validation du portail et est considérée comme déjà validée. Les anomalies (code Sage inconnu, par exemple) sont journalisées sans interrompre le traitement des autres commandes.
Le détail d'une telle commande propose Voir l'email Sage : le message d'origine est conservé et consultable. Les lignes détaillées ne sont pas disponibles pour ces commandes ; seul le montant total hors taxes est connu.
Commandes saisies dans l'assistant du portail¶
Le bouton Nouvelle commande ouvre un assistant en trois étapes.
Capture à venir
Assistant de nouvelle commande — identifiant portail/commande-assistant. L'image sera ajoutée lors de la prochaine campagne de captures.
Pas à pas¶
Passer une commande¶
- Client — un revendeur ou un super admin choisit le client, recherché par nom ou par code. Une carte récapitulative confirme la bonne société (code, e-mail, téléphone, adresse, nombre de serveurs et d'utilisateurs). Une société cliente qui commande pour elle-même saute cette étape. Une commande ne concerne qu'un seul client.
- Produits — ajoutez des lignes : GesCom, Comptabilité, Tous modules, Office 365, ou un pack (lot d'utilisateurs vendu comme un produit unique). Indiquez la quantité. Un code promo peut être saisi et vérifié en direct.
- Récapitulatif & validation — trois montants s'affichent : mensuel, annuel, et au prorata. Ce dernier est le montant réellement facturé : il court jusqu'à l'anniversaire de facturation du client. Validez.
Un brouillon peut être enregistré (Enregistrer comme brouillon) et repris plus tard.
À la validation :
- auteur super admin : la commande est validée immédiatement — « La commande a été créée et appliquée. Les licences seront créées ou mises à jour en conséquence. » ;
- tout autre auteur, revendeur compris : la commande part en attente — « Votre revendeur a été notifié et validera ou refusera cette commande. »
Valider ou refuser une commande (super admin)¶
- Ouvrez la commande depuis la liste (clic sur la ligne ou Voir le détail).
- Vérifiez les lignes : désignation, quantité, prix unitaire mensuel et annuel, montant annuel, remise, période au prorata, montant au prorata, et le total hors taxes.
- Valider : une confirmation est demandée.
- Refuser : un motif est obligatoire (3 caractères minimum) ; il sera visible par le demandeur.
Les boutons n'apparaissent que si la commande est encore En attente de validation et que vous êtes super admin. Une commande validée ou refusée ne revient jamais en attente.
Suivre l'issue de sa commande¶
L'auteur d'une commande est prévenu dans la cloche de notifications du bandeau supérieur quand sa commande passe à Validée ou Refusée. Le motif de refus est également visible directement dans la colonne Motif du tableau.
Statuts¶
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente de validation | La commande a été soumise et attend l'accord d'un super admin. Elle n'est ni facturée ni appliquée. |
| Validée | La commande est appliquée : la licence du client est créée ou mise à jour. |
| Refusée | La commande est rejetée ; le motif est affiché au demandeur. |
| (aucun statut) | Commande issue du pipeline e-mail Sage : elle n'est pas passée par la validation du portail et compte comme validée. |
Ce qu'une validation applique à la licence¶
| Cas de vente | Effet à la validation |
|---|---|
| Achat / modification | Les quantités des lignes s'ajoutent à ce qui est déjà acquis sur la licence, module par module. Aucun module existant n'est retiré. |
| Première commande d'un client sans licence | La licence du client est créée : active, échéance à un an, puis les lignes sont appliquées. |
| Reconduction | Aucun effet immédiat. Le contenu est appliqué à l'échéance réelle de la licence, en remplaçant intégralement les modules (voir Licences). |
| Packs seuls | Aucune licence n'est provisionnée : les packs alimentent un stock d'utilisateurs de la société. |
Détails¶
| Colonne | Ce qu'elle indique |
|---|---|
| Date, N° pièce, N° série | Identification de la commande |
| Revendeur / Client | Les deux sociétés concernées |
| Utilisateur | La personne qui a passé la commande (commandes du portail uniquement) |
| Util. GesCom / Compta / O365 | Nombre d'utilisateurs par famille de module |
| Début / Fin | Période couverte |
| Prix total / Remise | Montants (commandes du portail uniquement) |
| Cas de vente | Achat, reconduction, modification, migration |
| Statut / Motif | État de validation et motif d'un refus |
Les colonnes propres aux commandes du portail restent vides pour une commande Sage.
Droits¶
- Liste et détail : à partir du rôle revendeur.
- Passer une commande : toute société connectée (le statut initial dépend du rôle).
- Valider, refuser : super admin uniquement.
- Annuler une commande en attente : son auteur, ou un super admin.
Questions fréquentes¶
Ma commande est validée mais la licence n'a pas bougé.
S'il s'agit d'une reconduction, c'est normal : elle s'applique à l'échéance de la licence.
Pourquoi le montant facturé est-il inférieur au montant annuel ?
Parce qu'il est calculé au prorata, jusqu'à l'anniversaire de facturation du client. Sans historique de licence, aucun anniversaire n'est connu et seuls les montants annuels sont affichés.
Quelle licence ma commande va-t-elle alimenter ?
Le détail de la commande l'indique en note : licence active du client, ou à défaut sa licence la plus récemment expirée, ou aucune si le client n'en a jamais eu.